Dreißig Jahre System-Tuning

Ich besaß 43 echte Aktenordner aus Manilakarton. Nicht als Metapher — die echten, einer für jeden Tag des Monats, plus einer für jeden der kommenden Monate. Ich hatte vom Tickler File gelesen und war überzeugt, das sei das fehlende Puzzlestück. Damals kam Post noch auf Papier ins Haus, jeden Tag ein kleiner Stapel auf dem Schreibtisch, und die Idee war so simpel wie genial: Du sortierst jeden eingehenden Brief, jede Rechnung, jeden Zettel nach dem Tag, an dem du ihn anpacken willst. Am 17. öffnest du Ordner 17 und findest exakt die Dinge vor, mit denen du dich heute beschäftigen sollst. Ich war ein früher Anhänger von GTD, damals, als man jedem, dem man das Konzept erklären wollte, beim Wort “ubiquitous capture” beim Glasigwerden der Augen zusehen konnte. Ein wenig später bekam mich Merlin Mann auf Inbox Zero — die Disziplin, den E-Mail-Posteingang täglich auf null zu bringen — und die ist tatsächlich geblieben. Als ich heute Abend Mail geschlossen habe, war der Posteingang leer, so wie eigentlich an den meisten Abenden seit deutlich mehr als einem Jahrzehnt. Jahrelang trug ich einen Stapel schwarzer Moleskines in A6, irgendwo zwischen sechs und zehn Stück, einer pro Kontext, zusammengebunden mit einem Lederschnürsenkel. Ich hatte sie nicht in einer Tasche. Ich trug den Stapel überall in der Hand, damit kein Gedanke ungefangen bleiben konnte.

Meinen Führerschein habe ich erst mit 26 gemacht, weil Autofahren mir wie Zeit vorkam, in der man nicht produktiv sein kann. Das ist kein Witz. Ich habe ernsthaft einen ganz normalen Teil des Erwachsenwerdens nach hinten geschoben, mit der Begründung, dass dabei nichts herauskommt.

Ich erzähle dir das alles, damit du verstehst: Ich bin nicht jemand, der von außen über Produktivität spottet. Ich bin das genaue Gegenteil. Ich bin so tief reingegangen, wie es nur ging. Und ich habe es geliebt.

Aber ich muss ehrlich sein, was es war. Die ganze Zeit habe ich geglaubt, ich werde produktiver. Ich habe die Bücher gelesen, die Kontexte verfeinert, die Listen migriert, das perfekte Notizbuch gefunden und dann die perfekte App, um das Notizbuch zu ersetzen, und dann bin ich wieder zum Notizbuch zurück. Vom Papier zum Digitalen zum papierlos und zurück, jeder Zyklus fühlte sich wie Fortschritt an. Aber wenn man mich an irgendeinem Tag gefragt hätte, was ich eigentlich gemacht hatte — nicht organisiert, nicht erfasst, nicht abgelegt, sondern wirklich gemacht — dann lautete die ehrliche Antwort oft: Ich habe den Vormittag damit verbracht, das System zu verbessern, mit dem ich Dinge erledige. Das System war das, was ich gemacht habe. Die Arbeit, der es dienen sollte, lag säuberlich beschriftet, getaggt und priorisiert im Posteingang und wartete.

Das ist die stille Falle, und sie ist sehr bequem. Am System zu basteln fühlt sich genau wie Arbeiten an. Es hat dieselbe Textur — Konzentration, Aufwand, am Ende ein zufriedener Ordnungssinn. Aber es verlangt nichts von einem, was die eigentliche Arbeit verlangt. Niemand ist enttäuscht, wenn deine Tagging-Hierarchie nicht ganz stimmt. Kein Risiko liegt darin, deine Kontexte neu zu sortieren. Die echte Aufgabe, die du eigentlich vermeidest, liegt immer noch da, und das wunderschöne System ist zur respektabelsten denkbaren Form geworden, sie zu vermeiden.

Eines will ich aber gleich klarstellen: Ich bereue keine Minute davon. Ich habe in diesen Jahren Dinge gelernt, die ich jeden Tag nutze. Ich hatte echten Spaß — die Art von Spaß, die eine bestimmte Sorte Mensch mit einem gut gemachten Werkzeug und einem Ordnungsproblem hat. Die Ironie ist, dass die schlimmste Zeitverschwendung, die ich mir vorstellen konnte — all die Stunden ohne Auto — sich in den besten Klassenraum verwandelte, sobald Podcasts und Hörbücher kamen. Eine ganze goldene Welle von Sendungen, die in der Mitte der Zweitausender losging und nicht mehr aufhörte, brachte mir unterwegs mehr bei als jedes System je abgelegt hatte. Und ich mache es immer noch. Ich nutze Things, ich habe OmniFocus genutzt, ich falle für Monate raus, höre auf, und dann sitze ich an einem stillen Sonntag wieder davor und richte mit dem alten vertrauten Vergnügen Projekte ein. Ich habe aufgehört, dagegen anzukämpfen. Ich glaube, diese Werkzeuge sind wie ein gutes Buch, das man in verschiedenen Lebensphasen wieder liest — das Buch ändert sich nicht, aber du dich, und es gibt dir jedes Mal etwas anderes. Die Notizbücher gaben dem jüngeren Ich ein Gefühl von Kontrolle, das er dringend brauchte. Die Apps geben dem heutigen Ich etwas Sanfteres. Dasselbe Regal, ein anderer Leser.

Was sich verändert hat, sind nicht die Werkzeuge. Sondern ich, und was ich von ihnen brauche.

Den größten Teil dieser dreißig-und-ein-paar Jahre standen die Systeme im Dienst eines Rennens — mehr schaffen, vorankommen, das Ding hochklettern, das alle hochklettern. Und es hat einigermaßen funktioniert; ich hatte einen ordentlichen Lauf, und ich würde lügen, wenn ich behaupten würde, die Produktivitätsgewohnheiten hätten nicht geholfen. Aber ich bin jetzt an dem Punkt, an dem dieses Rennen wirklich vorbei ist. Nicht verloren — fertig. Ich bin nicht an der nächsten Stufe interessiert. Was ich heute von einem Werkzeug will, ist kein Vorsprung in einem Wettbewerb. Ich will, dass es mir hilft, die paar Dinge zu tun, die wirklich zählen, und mich dann in Ruhe lässt — damit ich den Nachmittag mit einer Bande geretteter Katzen und Hunde verbringen kann, denen vollkommen egal ist, wie optimiert meine Woche ist.

Das ist, wie sich herausstellt, das gesamte Lastenheft.

Also baue ich heute kleine Werkzeuge, von der anderen Seite all dieses Tunings aus. Werkzeuge, die einem absichtlich nichts zum Optimieren geben — kein System zum Perfektionieren, kein Dashboard zum Pflegen, kein Einstellungs-Kaninchenbau, in dem man am Sonntag verschwinden kann. Weil ich genau weiß, wohin dieser Bau führt. Ich habe drin gewohnt. Die Apps, die ich mache, sind die, die ich gerne gehabt hätte, als mir endlich auffiel, was der Unterschied zwischen der Arbeit machen und das Apparat drumherum pflegen ist — Werkzeuge, die selbstbewusst genug sind, schlicht zu sein, die die Routine laufen lassen und dann verschwinden, die nicht versuchen, selbst zum Hobby zu werden.

Wenn ich der Version von mir mit zehn Notizbüchern in der Hand eine Sache sagen könnte, dann nicht “Hör auf damit.” Er hatte viel zu viel Spaß, und er lernte mehr, als er ahnte. Ich würde ihm nur das sagen, was ich selbst dreißig Jahre gebraucht habe, um zu verstehen: Das System war nie die Arbeit. Es war immer nur das Aufwärmen. Und irgendwann — am besten, bevor dreißig Jahre vorbei sind — darfst du den Apparat zur Seite legen, das kleine, echte Ding vor dir tun und dich zu den Tieren setzen.