Trinta anos ajustando o sistema

Eu tinha 43 pastas de papel pardo de verdade. Não como metáfora — as de verdade mesmo, uma para cada dia do mês e uma para cada um dos meses seguintes. Eu tinha lido sobre o tickler file e estava convencido de que era a peça que me faltava. Naquela época, a correspondência ainda chegava em papel, uma pilhinha em cima da mesa toda manhã, e a ideia era tão simples quanto genial: você separa cada carta, cada conta, cada bilhete de acordo com o dia em que pretende lidar com aquilo. No dia 17, você abre a pasta 17 e encontra exatamente as coisas para resolver hoje. Fui um adotante precoce do GTD, naquela época em que explicar o método para qualquer pessoa significava ver o olhar dela se vidrar ao ouvir “ubiquitous capture”. Um pouco depois, Merlin Mann me viciou no Inbox Zero — a disciplina de deixar a caixa de entrada vazia todo dia — e essa pegou de verdade. Quando fechei o Mail hoje à noite, a caixa estava vazia, como tem estado na maioria das noites há bem mais de uma década. Durante anos carreguei uma pilha de Moleskines pretos em A6, entre seis e dez, um por contexto, amarrados com um cadarço de couro. Eu não guardava numa bolsa. Carregava a pilha na mão, em todo canto, para que nenhum pensamento me escapasse sem ser capturado.

Só tirei carteira de motorista aos 26, porque dirigir me parecia tempo em que não dava para ser produtivo. Não é piada. Eu seriamente adiei uma etapa normal da vida adulta com o argumento de que ela não produzia nada.

Estou contando tudo isso para você entender que não sou o tipo de pessoa que zomba da produtividade de fora. Sou o oposto. Fui até o fundo. E adorei.

E preciso ser honesto sobre o que aquilo era. Esse tempo todo eu acreditei que estava ficando mais produtivo. Lia os livros, refinava os contextos, migrava as listas, encontrava o caderno perfeito e depois o app perfeito para substituir o caderno e depois voltava para o caderno. Do papel para o digital, para o sem papel, e de volta — cada ciclo dando a sensação de progresso. Mas se você tivesse me parado em qualquer dia daqueles para perguntar o que eu tinha realmente feito — não organizado, não capturado, não arquivado, mas feito — a resposta honesta era quase sempre: passei a manhã melhorando o sistema com o qual faço as coisas. O sistema era a coisa que eu fazia. O trabalho que ele deveria servir continuava lá, etiquetado, taggeado e priorizado dentro da caixa de entrada, esperando.

Essa é a armadilha silenciosa, e é das confortáveis. Ajustar o sistema tem exatamente a mesma textura do trabalho — concentração, esforço, aquela pequena satisfação de ordem no final. Mas não te exige nada do que o trabalho de verdade exige. Não há risco em reorganizar seus contextos. Ninguém fica decepcionado se sua hierarquia de tags não está perfeitamente afinada. A tarefa real, a que você está evitando, continua ali, e o sistema lindo se transformou na forma mais respeitável que existe de evitá-la.

Uma coisa eu quero deixar clara: não me arrependo de um minuto. Aprendi naqueles anos coisas que uso todos os dias. Me diverti de verdade — do jeito que certo tipo de pessoa se diverte com uma ferramenta bem-feita e um problema para organizar. A ironia é que a pior perda de tempo que eu conseguia imaginar — todas aquelas horas sem dirigir — virou a melhor sala de aula que tive na vida no instante em que os podcasts e os audiobooks chegaram. Uma onda dourada inteira de programas, que começou em meados dos anos dois mil e nunca mais parou, me ensinou mais em movimento do que qualquer sistema arquivou. E ainda faço isso. Uso o Things, já usei o OmniFocus, fico meses afastado, largo, e aí num domingo tranquilo estou ali de novo, configurando projetos com aquele velho prazer familiar. Parei de brigar com isso. Acho que essas ferramentas são como um bom livro relido em fases diferentes da vida — o livro não muda, você muda, e ele te dá uma coisa diferente cada vez. Os cadernos davam ao eu mais jovem uma sensação de controle que ele precisava com urgência. Os apps dão ao eu de hoje algo mais sereno. Mesma estante, leitor diferente.

O que mudou não foram as ferramentas. Fui eu, e o que preciso delas.

Durante a maior parte desses trinta e poucos anos, os sistemas estavam a serviço de uma corrida — fazer mais, avançar, escalar aquilo que todo mundo escala. E funcionou, mais ou menos; tive uma carreira decente, e seria mentira dizer que os hábitos de produtividade não ajudaram. Mas agora estou no ponto em que essa corrida acabou de verdade. Não perdida — terminada. Não tenho interesse no próximo degrau. O que quero de uma ferramenta hoje não é vantagem numa competição. Quero que ela me ajude a fazer as poucas coisas que importam de verdade e que depois me deixe em paz — para que eu possa passar a tarde com uma turma de gatos e cachorros resgatados que não estão nem aí para o quão otimizada está minha semana.

E acontece que esse é o briefing inteiro.

Então hoje eu faço ferramentas pequenas, do outro lado de todo esse ajuste. Ferramentas que de propósito não te dão nada para otimizar — nenhum sistema para aperfeiçoar, nenhum dashboard para cuidar, nenhuma toca de coelho de configurações para sumir num domingo. Porque eu sei exatamente onde aquela toca vai dar. Já morei lá. Os apps que eu faço são os que eu queria ter tido quando finalmente notei a diferença entre fazer o trabalho e cuidar do aparato em volta dele — ferramentas confiantes o suficiente para serem simples, que rodam a rotina e depois saem de cena, que não tentam virar elas mesmas o hobby.

Se eu pudesse dizer uma coisa para a versão de mim com dez cadernos amarrados na mão, não diria para ele parar. Estava se divertindo demais e aprendendo mais do que percebia. Eu diria só o que levei três décadas para entender por conta própria: o sistema nunca foi o trabalho. Sempre foi só o aquecimento. E em algum momento — de preferência antes que trinta anos tenham se passado — você tem permissão para deixar o aparato de lado, fazer a pequena coisa real que está na sua frente, e ir sentar com os bichos.